Sipariş Yönetim Sistemi Seçimi: İşletmenizin İhtiyaçlarına Uygun Çözümler

Sipariş yönetim sistemi, e-ticaret platformunda siparişlerin alınmasından teslim edilmesine kadar tüm süreci kapsar. Sipariş yönetim sistemi, sipariş sürecindeki tüm adımların etkili bir şekilde takibini sağlayan bir yazılım çözümüdür. Müşteriler, bu sistem sayesinde çeşitli kanallardan sipariş verebilirler. Sistem, bu siparişleri otomatik olarak kaydeder ve işleme alır. Ayrıca stok takibi yapar ve siparişleri işleme alır. Raporlama ve müşteri iletişimi de sağlayan bu yönetim sisteminin birçok işlevsel özelliği vardır.

E-ticaret alanında aktif rol oynayan işletme ve şirket sahipleri, özellikle yoğun dönemlerde satış kanalındaki siparişleri takip etmede zorlanır. İade, iletişim problemleri ya da yavaş erişim gibi aksamalar sipariş sürecini olumsuz etkiler. Bu konuda sipariş yönetim sistemini işletmeler için özelleştiren Amazon danışmanlığı sürece dair çözümsel hizmetler sunar. Çoğu işletme sahibi için böyle bir profesyonel hizmet almak, avantajlı olabilir.

Sipariş Yönetim Sistemi (OMS) Nedir?

Bir yazılım sistemi olan sipariş yönetim sistemi (OMS), sipariş süreçlerini verimli ve sorunsuz olarak yönetmeyi amaçlar. Aynı zamanda stok yönetimi ve envanter yönetimi konusunda da avantajlar sağlar. Özetle; sistem, sipariş sürecini otomatikleştirir. Bu sayede de müşteri bilgilerini yönetir, sipariş ve finansal verileri kaydeder. Bu işlemin başından sonuna kadar hem işletmeye hem de müşterilere eş zamanlı olarak bilgi aktarımını sağlar.

Sipariş Yönetim Sistemi Neden Önemlidir?

Manuel olarak yapılan sipariş yönetimi, günümüzün dijitalleşen ticaret modelinde oldukça zordur. Bu yönetim sisteminde tüm sürecin otomatik bir şekilde işliyor olması iş verimliliğini artırır. Sipariş yönetim sisteminin önemi şu şekilde detaylıca ifade edebiliriz:

• Siparişlerin verimli ve hızlı şekilde müşterilere ulaştırılması: Tüm siparişler, alıcıya en kısa sürede ve sorunsuz şekilde ulaştırılır. Böylece müşteri memnuniyeti maksimum düzeyde sağlanabilir.
• Şirketin nakit akışının ve karlılığının artırılması: Siparişlerin daha hızlı işlenir ve müşterilere zamanında gönderilir. Müşteri memnuniyetini artıran bu fayda, tekrarlayan ve yeni müşteri edinimi ile satış hacmi artar, kârlılık da buna paralel olarak yükselir.
• Sipariş sürecindeki iade esnekliği: İade süreçlerini kolaylaştırarak müşterilere esneklik sağlar. Yanlış ürün gönderimi, hasarlı ürünler veya değişim talepleri gibi durumlarla karşılaşıldığında işlemlerin hızlı ve sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilir.
• Şirket ve işletme çalışanlarının iş gücünün hafiflemesi: Manuel sipariş yönetimi, iş gücü ve zaman kaybına neden olabilir. Ancak otomatik bir sipariş sistemiyle, sürece dair neredeyse tüm işlem otomatik şekilde ilerlediği için işletme çalışanlarının iş yükü hafifler ve doğal olarak verimlilik artar.
• Yeni satış kanallarının eklenmesi ve OMS ile yönetilmesi: Bu yönetim sisteminin farklı satış kanallarını entegre etme ve yönetme kabiliyeti vardır. Bu da şirketin daha geniş bir müşteri kitlesine ulaşmasına ve satış hacminin artmasına imkân tanır. Büyüyen şirket ise pazarda daha fazla öne çıkarak başarı şansı artar.

OMS Nasıl Çalışır?

Sipariş yönetim sistemi, öncelikle stok görünürlüğü özelliği ile işletmenin kendi depo mağazalarındaki stokları takip eder. Aynı zamanda üçüncü taraf tedarikçilerden (3PL) ve drop-ship noktalarından temin edilebilecek stokları da takip eder. Bu sayede işletmeler, müşterilere ürünlerin mevcudiyeti ile ilgili bilgi vererek etkili bir stok planlaması yapabilir.

Sistem, müşteri siparişini verirken otomatik olarak ödeme ve ürünle ilgili doğrulama yapar. Doğrulama işlemleri başarıyla tamamlandıktan sonra OMS, siparişleri hazırlamaya başlar. Bu aşamada, siparişlerin hazırlanıp paketlenmesi için depo çalışanlarına bildirim iletilir. Sipariş paketlendikten sonra OMS aracılığıyla sevkiyat işlemleri de başlar.

Takip numaraları müşterilere otomatik olarak iletilerek sipariş süreci etkili bir şekilde takip edilir. Teslim sürecinin de tamamlanmasında yardımcı olan bu sistem, iade işlemlerinde de iade talebini doğrulayarak müşterilere iade kodu veya numarası gibi bilgileri iletir. İade koşullarına göre ürün iade edilir ve bu süreçte de büyük kolaylık sağlar.

Sipariş Yönetim Sistemi Türleri

Sipariş yönetim sistemleri, günümüzde karmaşık olan siparişleri etkili bir şekilde ele alır. Verimli ve kullanışlı olan bu sistemleri iki farklı başlık altında inceleyebiliriz. Bunlar; bireysel ve kurumsal sistemler ile bulut tabanlı sistemlerdir.

1. Bireysel ve kurumsal sistemler

Bu yönetim sisteminin türlerinden olan bireysel sistemler, daha çok kişisel ve küçük işletmelerin gerçekleştirdiği satışlar için uygundur. Bu tür, siparişlerin daha basit olmasından dolayı temel bir işleyişle sipariş süreçlerini ele alır. Kurumsal sistemler ise daha kompleks ve fazla sipariş alan büyük ölçekli firmalar için uygundur. Bu sistemler, firmaların sipariş süreçleri için güçlü ve etkili çözümler sunar. Envanter yönetimi, tedarik zinciri yönetimi ve müşteri ilişkileri yönetimi bu kurumsal sistemlerde ele alınır.

2. Bulut tabanlı seçenekler

Bulut modeli sistem, daha iyi ölçeklenebilir seçenekleri sunarak düşük başlangıç maliyeti esnek bir kullanım sağlar. Ayrıca satıcı, uygulamanın bakımını yapar ve daha iyi güvenilir bir sistemin olmasına yardımcı olur. Geleneksel yazılımlardan farklı olarak, bulut tabanlı sistemler, verileri merkezi bir sunucuda saklar ve internet üzerinden erişime izin verir. Bu sayede işletmelerin farklı cihazlardan ve coğrafi konumlardan siparişleri izlemesi ve yönetmesi kolaylaşır.

Bulut tabanlı CRM çözümleri, müşteri ilişkilerini güçlendiren önemli bir araçtır. Sipariş yönetimi ile entegre olduğunda işletmeler, müşteri sipariş geçmişini ve tercihlerini daha iyi anlayabilir.

OMS’nin Faydaları ve Zorlukları

Bu yönetim sisteminin işletme sahipleri ve tedarikçilere sağladığı faydalar şunlardır:

• Envanter düzeylerini optimize ederek daha sıkı envanter yönetimini teşvik eder. Böylece stok yönetimini sağlarken müşteri taleplerini de en iyi şekilde karşılar. Daha sıkı envanter yönetimi, satışın kaçırılmasını önleyerek nakit satışların artırılmasını sağlar.
• Satış sürecinde tüm departmanlarda aynı bilgiler kullanıldığı için azaltılmış veri girişi sağlar. Bu da oluşabilecek hataları azaltır.
• Hızlı paketleme ve gönderme avantajı sağlar. Müşteri beklentisi, verimli şekilde karşılanmış olur.
• Sipariş doğruluğunu artırarak insan hatalarının önüne geçer.
• Müşteri ve işletme çalışanları, OMS ile sipariş sürecini gerçek zamanlı olarak takip edebilir.
• OMS, sipariş sürecinde KPI’ları izleyerek satış ve envanter seviyelerini tahmin eder. Böylece yaptığı etkili analizlerle işletmelerin karar vermesini kolaylaştırır.
• Stok seviyelerini tahmin ederek oluşabilecek stok problemlerini engeller.

Bu yönetim sisteminin faydalarının yanı sıra zorlukları da vardır. Bu zorlukların e-ticaret işletmeleri tarafından bilinmesi, kullanım verimliliği bakımından önemlidir.

• Sipariş yönetim sistemi CRM, tedarik zinciri ve finans yönetimi yazılımlarıyla uyumlu değilse müşteri hizmetleri ve verimlilik konusunda etkili olmaz.
• Eksik özellikleri olduğu için kullanıcılara iş görevlerini yerine getirmede bazı bilgileri sağlamaz.
• Yapılandırma eksikliği vardır. Veri erişim, rapor ve analiz gibi bilgileri özelleştirilebilir bir platformda entegre etme kabiliyeti yoktur.

Doğru OMS Nasıl Seçilir?

Doğru OMS seçilirken göz önünde bulundurulması gereken faktörler şunlardır:

• İşletmelerin gereksinimlerini değerlendirmek: İşletmenin büyüklüğü, sektörü, ürünleri, müşteri tabanı ve satış kanalları gibi faktörleri değerlendirilerek gereksinimleri belirlenmelidir.
• İşlevselliği göz önünde bulundurmak: Sipariş yönetim sistemi, işletmenin temel ihtiyaçlarına istinaden uygun işlevselliğe sahip olmalıdır. Ödeme işlemi yönetimi, envanter seviyesi takibi, müşteri siparişlerinin izlenmesi, fatura ve makbuz bilgilerinin sağlanması gibi işlevlere sahip olmalıdır. Ayrıca müşteri ilişkileri yönetimi, raporlama ve analiz gibi gelişmiş özellikler de dikkate alınmalıdır.
• Şirket içi veya bulut tabanlı sistem seçmek: Bulut tabanlı sistemler genellikle daha kolay yönetilebilir. Bu sistem, esnek yapısı sayesinde güncellemelere daha hızlı uyum sağlayabilir. Şirket içi sistemler ise daha özelleştirilebilir ve veri güvenliği açısından daha fazla kontrol sağlar.
• Basit ve kullanışlı bir arayüze sahip olmak: Hataların azaltılması ve kullanıcıların kolay bir şekilde kullanması için OMS, basit ve kullanışlı bir arayüze sahip olmalıdır.
• Sipariş alımı, envanter yönetimi, paketleme ve teslimat süreçlerini entegre edebilmek: Sipariş alımı, envanter yönetimi, paketleme ve teslimat süreçlerini sorunsuz bir şekilde entegre edebilme, OMS’de olması gereken özelliklerdir.
• Birden fazla depo konumunu takip etmek birden fazla satış kanalında yönetimi desteklemek: Verimlilik sağlayan, doğru seçilmiş bir OMS, birden fazla depo konumunu takip edebilmeli ve farklı satış kanallarında, satışı desteklemelidir.

E-ticaret danışmanlığı ile işletmeler, yoğun dönemlerde sipariş yönetim sistemlerini efektif kullanarak sipariş süreçlerinde yaşanabilecek aksamaları minimuma indirgeyebilirler.